SERVICIO / FORMACIÓN
El alumno pregunta a las once. El aula no abre hasta las nueve.
Asistente de cursos sobre el catálogo real: responde, registra el hilo y avisa si el alumno se está cayendo. Ilustrado con un patrón de implantación en edtech. Sin nombre de centro.
- Edtech
- Atención 24/7
- Escala a tutor
Caso anónimo. No publicamos el nombre del cliente. Sistema de atención académica. No sustituye al docente.
Resumen
El reto
La misma pregunta, cientos de veces. Fechas, acceso al aula, siguiente sesión, material de la semana. Fuera de horario acaba en un WhatsApp personal o no se contesta. El abandono no se ve hasta que el grupo ya está vacío.
La respuesta tiene que salir del catálogo. El centro no pedía un chatbot genérico. Lo raro llega a una persona con contexto.
A las once, el abandono no espera. Si el alumno pregunta y nadie contesta, al día siguiente ya está mirando otra academia. El parte del lunes llega tarde.
Qué se construyó
Catálogo como única fuente. Asistente en WhatsApp o SMS. Busca el curso, responde y deja constancia en la ficha. Lo que no está en el catálogo no se inventa: escala al tutor con el hilo.
Alertas de abandono. Sin actividad, sin asistencia o una encuesta mala. Secretaría deja de ser un buzón. El tutor interviene cuando aún hay alumno.
A las once, el catálogo responde. Si el alumno pregunta por un acceso, no sale del móvil del tutor. Si no está en el catálogo, el tutor recibe el hilo al día siguiente, no un «no lo sé» en el chat.
Cómo está montado
- Canal del alumno WhatsApp Business o SMS, con consentimiento en el alta y baja en cada mensaje.
- Catálogo como verdad Cursos, fechas, accesos y materiales. El modelo no habla de lo que no está. Si no hay respuesta en el catálogo, escala al tutor con el hilo ya escrito.
- Ficha y alerta Cada conversación se registra. El abandono y las notas bajas avisan al tutor, no al vacío.
- Límite No inventa un curso que no está en el catálogo. No sustituye al tutor. Lo que no está escrito escala con el hilo, no con una ocurrencia.
Preguntas frecuentes
¿El asistente sustituye al tutor?
No. Contesta lo repetido (fechas, acceso, temario, siguiente sesión) y deja al tutor lo que pide criterio académico. Si no hay respuesta en el catálogo, escala a una persona con el hilo ya escrito.
¿Sirve para una academia presencial o solo para formación en línea?
El patrón es el mismo: el alumno pregunta fuera de horario y el centro no puede tener a alguien pegado al móvil. Presencial, híbrido o en línea cambian el canal, no la idea.
¿Hace falta consentimiento para escribir al alumno?
Sí. Sin casilla explícita en el alta no se envía nada por WhatsApp ni por SMS. Cada mensaje lleva baja. El registro de la conversación queda en la ficha, con retención acotada.
¿El centro se nombra?
No. Esta ficha ilustra el sistema. El nombre del centro no se publica.