Facturas al ERP sin volver a picarlas.
AUTOMATIZAR CUENTAS A PAGAR
Automatizar cuentas a pagar: de la factura al ERP sin picar datos
Para equipos de AP y finanzas en empresas españolas: unificamos la llegada de facturas de proveedor, las validamos y las cargamos en el ERP que ya usáis. Las excepciones y las de alto valor pasan por revisión humana. La presentación ante la AEAT siempre la firma una persona.
- Correo o portalentrada documental unificada
- Validacióntotales, impuestos y proveedor
- ERP actualHolded, Sage, SAP y A3 conectados
DE DOCUMENTO A CONTABILIDAD CONTROL ACTIVO
Trazabilidad documental Recibe → valida → registra
¿Cómo se ve el sistema de facturas en marcha?
En este vídeo de Digital Sapiens recorremos el flujo: el PDF entra, se extrae, se valida y llega al ERP. Sin nombres de cliente. El detalle del servicio está en esta misma página.
¿Cómo se automatizan las cuentas a pagar con el ERP?
El PDF llega por correo o se baja de un portal. Un modelo extrae NIF, bases, IVA y líneas. Un validador comprueba que el total cuadre. Las de alto valor las mira una persona. El resto entra en Holded, Sage, SAP o a3. No sustituimos el ERP: cargamos asientos en el flujo de cuentas a pagar que ya tenéis. Eso es distinto de un SaaS que te pide migrar la contabilidad, y de un OCR suelto que deja el Excel a medias.
¿Qué oferta de facturas de proveedor te encaja?
El servicio se contrata desde esta página. Estas tres landings detallan el caso concreto.
Cada factura, a su centro y sus reglas.
Pedido y albarán cuadrados antes del asiento.
Qué cubre el sistema
QUÉ CUBRE
Del buzón al asiento, sin cambiar de ERP
Seis piezas. En el diagnóstico elegimos las que generan retorno en tu operación y dejamos el resto fuera.
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Recepción y clasificación de facturas de proveedor
Ingesta automatizada y clasificación contable supervisada
Buzón dedicado o carpeta compartida: OCR y un modelo extraen NIF, bases, IVA, IRPF y concepto. El asiento se mapea al plan contable del cliente. Solo entra en el ERP tras validar; lo que falla pasa a una cola obligatoria de revisión humana supervisada.
- Holded, FacturaDirecta, SAP B1, SAGE y A3
- Cola de excepciones: la validación de esquema es obligatoria
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Emisión de facturas recurrentes y por proyecto
Plantillas auditables, disparadas por reglas
Facturación periódica (suscripciones y cuotas) y por hitos. Plantillas con bloques condicionales, cálculo de retenciones cuando aplica, envío al cliente y registro en ERP. El responsable financiero aprueba los lotes por encima del umbral acordado en diagnóstico.
- Aprobación por lote sobre umbral configurable
- Seguimiento de apertura y descarga del PDF, con registro
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Conciliación bancaria multi-cuenta
Cuadre automático y cola de excepciones para una persona
Ingesta extractos PSD2, CSV manual o agregadores. Cruza contra facturas emitidas y recibidas. Detecta duplicados, diferencias de importe, cobros parciales y comisiones. Lo que no casa va a cola de excepciones: nada se da por bueno sin trazabilidad.
- PSD2, CSV y agregadores compatibles
- Registro de diferencias para auditoría posterior
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Alertas vencimientos y seguimiento cobros
Recordatorios escalonados y cartera siempre visible
Seguimiento de fechas de vencimiento por cliente. Disparo de recordatorios escalonados (aviso previo, vencimiento, reclamación) por correo o WhatsApp Business con plantillas aprobadas. Registro de respuestas e informe semanal de cartera pendiente con antigüedad al responsable financiero.
- Correo y WhatsApp Business, con plantillas validadas
- Informe semanal de cartera por antigüedad
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Informes de IVA trimestral: borrador del modelo 303
Borrador para el asesor. La IA no presenta en la AEAT
Agregación de facturas del trimestre, cálculo de cuotas repercutidas, soportadas y diferencia. Generación del modelo 303 como borrador con casillas pre-rellenadas para revisión del asesor fiscal. La presentación en AEAT siempre la hace el asesor humano. La IA solo prepara.
- Modelo 303 en borrador: el asesor revisa y firma
- Trazabilidad cálculo casilla a casilla
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Archivo tributario de 5 años y gestión documental
Retención obligatoria y exportación bajo requerimiento
Almacenamiento organizado por ejercicio, trimestre y tipología (emitidas, recibidas, bancarios, nóminas) con naming convencional y metadata. Retención de 5 años según obligación de conservación documental española. Exportación a ZIP por ejercicio ante un requerimiento de la AEAT correspondiente.
- Estructura por ejercicio, trimestre y tipología
- Exportación ZIP completa bajo requerimiento
CÓMO LO HACEMOS
Diagnóstico, piloto y luego el resto
Diagnóstico 48h
Diagnóstico 48h
Revisamos tus herramientas actuales (ERP, bancos, volumen de facturas, complejidad fiscal). Identificamos los 1-3 procesos con mayor retorno y validamos si las integraciones son factibles. Si no compensa, te lo decimos.
Piloto de 1 proceso (2-3 semanas)
Piloto de 1 proceso (2-3 semanas)
Implementamos un proceso acotado (recepción facturas o conciliación bancaria) con datos reales del último trimestre. Medimos acierto, tiempo ahorrado y excepciones. Decidimos si seguir o parar sobre métricas observables antes de escalar.
Integración de 3-5 procesos (4-6 semanas)
Integración de 3-5 procesos (4-6 semanas)
Tras piloto validado, integramos los procesos acordados con supervisión humana por importe, registro auditable AEAT e informe semanal al responsable financiero. Documentación técnica y manual de operación entregados.
Operación continua opcional
Operación continua opcional
Operación mensual con monitoreo de parsing, reparación ante cambios de formato de facturas y soporte al equipo financiero. Para clientes que prefieren delegar la operación.
¿Para quién tiene sentido este servicio de cuentas a pagar?
Para empresas españolas con ERP en marcha (Holded, Sage, SAP Business One, a3 u otros habituales) y un equipo de cuentas a pagar o finanzas que pierde horas picando facturas de proveedor, cuadrando excepciones o persiguiendo PDFs en portales. Si aún no hay ERP o el cuello de botella es el propio sistema, primero encaja ingeniería de software 2.0 o el mapa de automatizaciones con n8n.
Si quieres el criterio técnico antes de contratar, baja el informe de cuentas a pagar automatizadas. Cuando el bloqueo no es el asiento sino el producto o el backoffice, mira ingeniería de software 2.0. Para el encaje consultora (método y adopción, no un flujo suelto), parte de agencia de IA.
Casos con datos verificables en casos de éxito. Si ya tenéis volumen y ERP claros, el siguiente paso es contacto o agendar desde el CTA.
Preguntas frecuentes sobre cuentas a pagar y facturas con ERP
¿Cómo se automatizan las facturas de proveedor sin picarlas?
El correo o el portal deja el PDF en un buzón. Un modelo extrae NIF, bases, IVA y líneas; un validador comprueba que el total cuadre; las de alto valor las mira una persona; el resto entra en el ERP que ya usas. No sustituimos Sage, Holded ni SAP: cargamos asientos. El piloto de un proceso dura dos o tres semanas.
¿Qué es un portal de proveedores y por qué satura al equipo?
Un portal de proveedores es la web del emisor (energía, telco, flota, gran superficie) donde hay que entrar, buscar la factura y bajar el PDF. Un administrativo de PYME puede tener quince portales. Automatizar no es «un robot en cada login»: es unificar la llegada (correo, sFTP, API o descarga asistida), extraer y asentar. Esta página cubre ese tramo. No es el portal de Mapfre ni el de Leroy.
¿Funciona con mi ERP actual o tengo que migrar?
Trabajamos con las herramientas españolas más habituales (Holded, FacturaDirecta, QuickBooks, FacturaScripts, SAP Business One, SAGE 50/200, A3 ASESOR) sin migraciones. En el diagnóstico de 48h validamos qué integraciones son nativas (API moderna), cuáles requieren un conector MCP a medida y cuáles no son factibles con un retorno razonable. Si tu ERP está fuera de catálogo, te decimos en 48h si podemos conectarlo con claridad.
¿Qué pasa si el modelo falla al analizar una factura?
Toda factura pasa validación de esquema (NIF, base imponible, IVA, total cuadrado) antes de entrar al ERP. Si falla validación, la factura va a una cola de excepciones para revisión humana: nunca se registra con datos erróneos. Por diseño, las facturas por encima del umbral configurado (típicamente 1.000-3.000 €) siempre pasan por aprobación humana aunque el análisis sea correcto. Registro auditable para inspección AEAT posterior.
¿Hacéis un piloto antes de comprometerme con el proyecto completo?
Sí, es nuestra opción habitual. Piloto de 1 proceso (típicamente recepción de facturas o conciliación) en 2-3 semanas por 3.500-6.000 €. Medimos tasa de acierto y ahorro real con datos de tu último trimestre antes de escalar. Si las métricas no justifican el proyecto completo, paramos ahí sin coste adicional. Evitas comprometer 10-20 mil € antes de validar que el retorno está donde prometemos.
¿Qué pasa si la AEAT inspecciona una factura procesada por IA?
La responsabilidad fiscal sigue siendo del obligado tributario (tu empresa o autónomo): la IA es solo una herramienta de procesamiento. Por eso guardamos registro auditable de cada paso (quién procesó, qué se extrajo, quién aprobó, cuándo se registró), retenemos las facturas originales según la obligación de 5 años y el modelo 303 siempre es borrador revisado por tu asesor fiscal antes de presentar. La IA no presenta declaraciones en la AEAT: la decisión final siempre corresponde a una persona responsable.
¿En cuánto tiempo recupero la inversión del proyecto?
Depende del volumen de facturas y del coste del tiempo que liberas. Orden de magnitud: PYME con 100-200 facturas recibidas/mes y 2-3 cuentas bancarias libera 5-15 horas/semana del equipo administrativo. A un coste laboral de 15-25 €/hora incluida SS, el umbral de rentabilidad de un proyecto completo (10-20 mil €) está entre 4 y 9 meses. La cuota de operación continua suele pagarse sola con el tiempo ahorrado mensual.
¿Cumple con RGPD y normativa aplicable si las facturas llevan datos personales?
Sí. El procesamiento de facturas con datos de persona física (autónomos) cae bajo RGPD con base legal de obligación legal fiscal (art. 6.1.c). Los modelos usados (Claude, GPT-4) están contratados con acuerdo de encargado del tratamiento vigente y política de no retención de indicaciones. Bajo la normativa europea aplicable, el uso de IA para extracción documental contable es riesgo limitado: obligaciones de transparencia y supervisión humana cumplidas por diseño, con registro auditable. Documentamos el tratamiento en tu registro de actividades.