Automatizar facturas de proveedores, con cada factura bajo control

Primero se unifica la entrada (correo, carpeta o portal) y se conserva el original. Después se extraen proveedor, número, fechas, bases, impuestos y líneas; se comprueban los totales y se buscan duplicados; las excepciones pasan a un responsable, y solo lo autorizado se registra en el ERP, comprobando su respuesta. En el piloto lo hacemos con una muestra real de vuestras facturas antes de ampliar a más proveedores o canales.

Si el ERP ya funciona, no hace falta cambiarlo ni dar al equipo otra herramienta: la extracción con IA, las validaciones y la cola de excepciones se conectan al ERP existente y finanzas sigue trabajando donde ya trabaja. Una herramienta cerrada puede bastar cuando el volumen es bajo y los formatos son estables. En el diagnóstico lo valoramos y, si una integración a medida no compensa, te lo decimos.

El diagnóstico comprueba la versión, los permisos y la vía de integración de tu ERP. Trabajamos sobre el sistema existente cuando la conexión es viable. Holded, Sage, SAP Business One y a3 son ejemplos que evaluamos, no una garantía de compatibilidad con cualquier instalación.

Sage 200 y Sage X3 entran en lo que evaluamos en el diagnóstico: revisamos la versión instalada, los permisos y la vía de integración disponible antes de comprometer el alcance. Como con cualquier ERP, la compatibilidad se confirma con vuestra instalación concreta, no se da por supuesta.

La factura queda retenida con el motivo de la incidencia. El responsable puede revisar el documento original y resolverla. Antes de repetir una escritura comprobamos si el ERP ya creó el registro, para evitar duplicarlo.

El alcance de esta oferta es recibir, validar, aprobar y registrar facturas de proveedor. No ejecuta transferencias ni presenta declaraciones tributarias. Cualquier ampliación requiere un alcance y controles específicos acordados por escrito.

Acotamos un canal de entrada, un conjunto de proveedores y una integración con el ERP. Probamos documentos válidos, duplicados, errores y aprobaciones. La referencia de planificación es de dos a tres semanas desde que estén disponibles los accesos y la muestra; el alcance y el calendario se confirman en la propuesta.

Medimos el tiempo de tramitación antes y después, el porcentaje de documentos que requieren revisión y las incidencias de registro. El cálculo utiliza vuestro volumen y coste real de operación. No prometemos un plazo de recuperación sin esa medición.

Antes de conectar el sistema acordamos qué datos se procesan, quién puede acceder, qué proveedores intervienen y dónde se conservan los documentos. La configuración y los contratos se revisan para el caso concreto; los plazos de conservación se definen con el responsable del cliente.