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Diagnóstico con IA

Recursos · Plantilla abierta

Política de uso de IA en la empresa: plantilla completa

Las ocho secciones estándar de una política de uso de IA — usos permitidos y prohibidos, datos, revisión humana, registro de sistemas, responsable y formación — con texto modelo listo para adaptar y una nota honesta en cada una explicando el porqué. Abierta, sin registro y sin pedirte el email.

Ir a la plantilla Guía del AI Act para empresas

Por qué tu empresa necesita esto (aunque «solo uséis ChatGPT»)

Si tu equipo usa IA para trabajar — y lo hace, con o sin permiso —, hay dos escenarios: con reglas escritas o sin ellas. Sin ellas, cada empleado decide por su cuenta qué datos pega en qué herramienta y qué output firma sin revisar. Con ellas, la empresa cumple de paso la obligación más universal del AI Act: la alfabetización en IA del artículo 4, vigente desde el 2 de febrero de 2025, cuya evidencia básica es exactamente esto — una política comunicada más formación documentada. La política también es tu primera línea de defensa frente a usos que el reglamento veta o clasifica como alto riesgo — como el análisis de emociones de empleados o el cribado de candidatos sin supervisión — y que a menudo entran en la empresa dentro de una herramienta contratada, sin que nadie lo decida conscientemente. Y no olvides la otra norma: el RGPD aplica a cada prompt con datos personales — cómo se apilan las dos, en RGPD e inteligencia artificial.

Cómo usar la plantilla: copia el texto modelo de cada sección, sustituye los campos entre corchetes, borra lo que no aplique y añade tus herramientas y casos de uso reales. En cada sección, la «nota de adaptación» explica el criterio — léela antes de personalizar. Aviso importante: esto es un punto de partida operativo, redactado con criterio general; no es asesoramiento jurídico. Para sectores regulados, datos especialmente sensibles o casos de alto riesgo, valida el resultado con asesoramiento legal colegiado.

La plantilla, sección a sección

Objeto y alcance

Texto modelo

Esta política regula el uso de sistemas y herramientas de inteligencia artificial en [EMPRESA]. Aplica a todo el personal, colaboradores y terceros que usen IA por cuenta de la empresa, en cualquier dispositivo y para cualquier tarea profesional. Cubre tanto las herramientas contratadas por la empresa como cualquier herramienta de IA externa usada para trabajo.

Nota de adaptación: La última frase es la que evita el agujero típico: la «shadow AI» — cuentas personales de herramientas gratuitas usadas para tareas de empresa — es donde ocurren la mayoría de fugas de datos.

Responsable de IA

Texto modelo

[NOMBRE Y CARGO] es la persona responsable del uso de IA en la empresa. Sus funciones: mantener el registro de sistemas (sección 3), aprobar la incorporación de nuevas herramientas, resolver dudas sobre esta política, coordinar la formación (sección 8) y actuar como punto de contacto ante incidencias. En su ausencia, asume estas funciones [SUPLENTE].

Nota de adaptación: Con nombre y apellidos, no «el departamento de IT». En empresas medianas puede ser un comité de IA (2-4 personas: dirección, tecnología, legal/datos); en una pyme basta una persona con suplente. Lo que no funciona es «de todos y de nadie».

Registro de sistemas de IA

Texto modelo

La empresa mantiene un inventario de los sistemas y herramientas de IA en uso, con al menos: nombre de la herramienta, proveedor, para qué tareas se usa, qué tipos de datos procesa, quién la usa y fecha de alta. Ninguna herramienta de IA se usa para trabajo sin estar registrada. El inventario lo mantiene el responsable de IA y se revisa al menos [TRIMESTRAL/SEMESTRALMENTE].

Nota de adaptación: Una tabla honesta en una hoja de cálculo basta. Este inventario es además el prerrequisito de cualquier adecuación al AI Act: sin saber qué IA usas, no puedes saber qué obligaciones te aplican.

Usos permitidos

Texto modelo

Se permite el uso de las herramientas registradas para: redacción y revisión de borradores, resumen y análisis de documentación propia, apoyo a programación, traducción, preparación de materiales internos y [COMPLETAR SEGÚN OPERACIÓN]. Todo uso permitido queda sujeto a las reglas de datos (sección 6) y a la revisión humana (sección 7).

Nota de adaptación: Lista corta y realista, ligada a tus casos de uso reales. Es mejor ampliarla cada trimestre que redactar un catálogo aspiracional que nadie consulta.

Usos prohibidos

Texto modelo

Queda prohibido: (a) introducir en herramientas de IA los datos vetados en la sección 6; (b) usar IA para decisiones con efectos significativos sobre personas — contratación, despido, evaluación de desempeño, concesión o denegación de servicios — sin la supervisión humana de la sección 7 y sin aprobación previa del responsable de IA; (c) usar herramientas de análisis de emociones sobre empleados o candidatos; (d) presentar como propio contenido generado por IA sin revisión humana; (e) usar cuentas personales de herramientas de IA para tareas de empresa.

Nota de adaptación: La letra (c) no es celo nuestro: el reconocimiento de emociones en el trabajo es una práctica directamente prohibida por el artículo 5 del AI Act — vigente desde febrero de 2025 y en el tramo de multa más alto. La letra (b) te protege de convertirte en usuario de un sistema de alto riesgo sin saberlo.

Datos: lo que nunca se introduce en una herramienta de IA

Texto modelo

Salvo autorización expresa del responsable de IA y verificación de las garantías del proveedor, no se introducen en herramientas de IA: datos personales de clientes, empleados o candidatos; datos de salud o de categorías especiales; credenciales, claves o información de acceso; información financiera no pública; secretos comerciales, código propietario y documentación de clientes; y cualquier información sujeta a acuerdo de confidencialidad. En caso de duda: no se introduce y se pregunta.

Nota de adaptación: La regla de cierre («en caso de duda, no») es la que de verdad usa la gente. Si la empresa tiene versiones enterprise con garantías contractuales (no entrenamiento con tus datos, residencia de datos), documenta qué herramienta concreta tiene qué garantía — la excepción es por herramienta verificada, nunca genérica.

Revisión humana del output

Texto modelo

Todo contenido o decisión asistida por IA que salga de la empresa o afecte a personas pasa revisión humana antes de usarse: una persona competente en la materia revisa, corrige y asume la responsabilidad del resultado. La IA propone; una persona con criterio dispone. Para los usos del apartado 5(b) que se autoricen, la revisión humana se documenta: quién revisó, cuándo y con qué resultado.

Nota de adaptación: Es la sección que convierte la política en cultura: deja claro que la responsabilidad de un error no es «de la IA» sino de quien firmó sin revisar — y a la vez protege al empleado que sí revisa.

Formación, incumplimiento y vigencia

Texto modelo

Todo el personal que use IA recibe formación proporcional a su uso, con registro de fecha, contenidos y asistentes; las nuevas incorporaciones la reciben en su onboarding. El incumplimiento de esta política se trata conforme al régimen disciplinario general de la empresa. Esta política se revisa al menos [ANUALMENTE] y cada vez que cambien de forma relevante las herramientas, los usos o la normativa. Versión [X.X], aprobada por [DIRECCIÓN] el [FECHA].

Nota de adaptación: La formación documentada no es burocracia: es la evidencia central de la alfabetización en IA del artículo 4 del AI Act, obligación vigente desde el 2 de febrero de 2025 para cualquier empresa que use IA.

Y después de aprobarla: los dos pasos que la hacen real

Una política sin comunicar es un PDF en una carpeta. Los dos pasos que la convierten en cumplimiento: formación proporcional documentada — sesiones adaptadas al uso real de cada perfil, con registro; es lo que hacemos en la formación de IA para empresas — y revisión periódica del inventario y de las reglas cuando cambian herramientas, usos o normativa. Si prefieres que el diagnóstico inicial — qué IA usáis, qué os aplica del AI Act y qué no os hace falta — lo haga alguien que lo ha hecho antes, ese es el punto de partida de nuestra consultoría de IA.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio tener una política de uso de IA?

El AI Act no exige un documento con ese nombre, pero sí exige resultados que en la práctica se acreditan con él: la alfabetización en IA del artículo 4 (vigente desde el 2 de febrero de 2025) pide que el personal entienda y use bien la IA, y una política comunicada es la evidencia básica de que la empresa ha fijado reglas. Además, el RGPD sigue aplicando a cualquier dato personal que pase por una herramienta de IA. En resumen: el nombre es opcional; las reglas escritas, no.

¿Qué debe incluir una política de uso de IA?

Las ocho secciones estándar: objeto y alcance, responsable de IA, registro de sistemas de IA en uso, usos permitidos, usos prohibidos, reglas sobre datos (qué no se introduce nunca en herramientas externas), revisión humana del output y formación con actualización de la política. Esta plantilla desarrolla las ocho con texto modelo adaptable.

¿Puedo copiar esta plantilla tal cual?

Puedes — es abierta y para eso está — pero no deberías dejarla tal cual: una política genérica sin adaptar protege poco. Sustituye los campos entre corchetes, borra lo que no aplique a tu operación, añade las herramientas y casos de uso reales de tu empresa y pásala por dirección. Y una advertencia honesta: esto es un punto de partida operativo, no asesoramiento jurídico — para sectores regulados o casos de alto riesgo, valida el resultado con asesoramiento legal colegiado.

PRÓXIMO PASO

¿La adaptamos contigo?

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En una sesión corta revisamos tu inventario real de IA, adaptamos la política a tu operación y te decimos con honestidad qué te aplica del AI Act — y qué no te hace falta.

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